Для компаний лизинг автомобилей — это удобный способ обновлять автопарк без крупных капитальных затрат. Однако при этом возникает зона риска — расходы на топливо. Если водитель заправляется самостоятельно и отчитывается чеками или использует корпоративную карту, контроль расходов фактически становится формальностью. В итоге в расходах на топливо возникают сомнения, которые трудно отследить и практически невозможно подтвердить документально.

Эпикарт предлагает комплексное решение этой проблемы. Топливная карта Эпикарт объединяет расчеты, учет и аналитику в единой системе, в удобном личном кабинете. Каждая заправка фиксируется в режиме реального времени с привязкой к автомобилю, водителю, месту и параметрам операции. В результате даже лизинговый автомобиль, который не числится на балансе компании, становится полностью прозрачным с точки зрения расхода топлива.

Почему в лизинге особенно важен цифровой контроль топлива

В отличие от собственного автопарка, лизинговые автомобили чаще передаются между подразделениями и водителями. При этом расходы на топливо оплачивает компания, а не лизингодатель, что открывает широкий простор для манипуляций.

Без цифрового контроля водитель может заправить личный автомобиль, отлить топливо в канистру, предоставить фиктивный чек или заправиться вне маршрута. Такие схемы сложно выявить по бумажным отчетам, поскольку пробег можно скорректировать, а чеки подменить.

Топливная карта Эпикарт минимизирует влияние человеческого фактора в учете топлива. Каждая транзакция проходит через систему контроля по заранее заданным параметрам: разрешенные АЗС, фиксированный объем топлива и строго определенный его вид. Любое отклонение от установленных параметров блокируется автоматически, еще до проведения операции в бухгалтерии.

Как работает карта Эпикарт в лизинговом автопарке

Основой контроля является привязка заправок к конкретному автомобилю или водителю с жестким соблюдением заданных правил. Это особенно важно для лизингового транспорта, где автомобили регулярно обновляются или перераспределяются между сотрудниками.

Личный кабинет Эпикарт поддерживает настройку индивидуальных лимитов. Например, автомобиль можно привязать к определённым АЗС или ограничить заправку выбранным регионом — в этом случае система автоматически отклонит операции за его пределами. Если по условиям эксплуатации дизельный автомобиль должен заправляться строго определённым видом топлива, все остальные попытки заправки будут блокироваться.

Водитель не сможет обойти установленные ограничения: если попытка заправки не соответствует заданным параметрам, операция просто не пройдет, и топливо отпущено не будет. Все данные в реальном времени отображаются в личном кабинете: место заправки, время, объем и сумма операции. При необходимости любую карту можно мгновенно заблокировать в системе без дополнительных согласований и звонков.

Как Эпикарт выявляет скрытые потери топлива

Практика показывает: перерасход топлива редко проявляется как явное хищение. Чаще это размытые схемы, когда каждая заправка вроде бы обоснована, но в сумме дает лишние десятки тысяч рублей в месяц.

В Эпикарт контроль топлива обеспечивают технологичность и живое сопровождение:

• персональные менеджеры работают 24/7: перед рейсом они помогают спланировать экономичный маршрут по сети рекомендованных АЗС, учитывая текущую ценовую динамику и специфику вашего лизингового парка;
• по ходу работы оперативно подстраивают лимиты и правила использования карт под сезонные нагрузки, форс-мажоры и смену графиков;
• при подозрительных операциях сразу связываются с ответственным сотрудником, разъясняют ситуацию и предлагают безопасное решение.
• Это снижает манипулятивные риски не постфактум, а в момент принятия решений, когда ещё можно предотвратить лишние списания.
   

Документооборот компания берёт на себя. Бухгалтерия Эпикарт формирует полный комплект закрывающих документов в согласованные сроки (счет, акт, УПД) и предоставляет детализированные реестры заправок по подразделениям, проектам, автомобилям и водителям. Все данные доступны в электронных форматах (PDF, XLSX, CSV) с детализацией сумм и налогов, что упрощает сверки и ускоряет подготовку отчетности.

При необходимости готовятся выборки за любой период и предоставляются архивные данные без задержек и лишней бюрократии. В результате даже без интеграции с внешними системами компания получает полностью контролируемый процесс: маршруты и лимиты оперативно настраиваются при поддержке менеджеров Эпикарт, а финансовая часть подтверждается комплектом документов, которые соответствуют внутренним правилам и требованиям компании.

Лизинг с контролем — новые возможности

Лизинговый автомобиль может становиться непредсказуемой статьей расходов. Но с Эпикарт контроль топлива становится автоматическим, прозрачным и защищенным от манипуляций. Компания получает точную картину: кто, когда, где и на какую сумму заправился. Все параметры — от объёма до географии — регулируются заранее и работают без исключений.

В результате лизинг перестает быть зоной финансовой неопределенности, а топливо не становится источником скрытых потерь. Эпикарт превращает каждый литр в управляемый ресурс.