Топливные карты давно перестали быть обычной заменой наличным расчетам на АЗС. Для автопарков это инструмент управления расходом ГСМ и прозрачного контроля работы транспорта. Но чтобы этот инструмент действительно работал, важно правильно настроить систему учета. В частности, решить, к чему именно привязывать карту: к автомобилю, водителю или подразделению. Этот нюанс определяет, насколько корректными будут отчеты и насколько легко компания сможет отстаивать свой учет перед налоговой.
Возможно ли привязать топливную карту к конкретному автомобилю?
Привязка карты к конкретному автомобилю считается наиболее строгой и надежной схемой. В этом случае каждая транзакция автоматически попадает в топливный баланс именно того ТС, которому карта закреплена. Для бухгалтерии это огромный плюс: путевые листы и отчеты формируются без пересортицы, заправки легко сверяются с нормативами расхода, а выявить перерасход или подозрительные операции можно буквально в пару кликов.
Такой подход снижает налоговые риски: инспекторы при проверках часто требуют точного соответствия между путевыми листами и документами на списание топлива. Если карта «гуляет» по автопарку, обосновать каждую операцию становится гораздо сложнее.
В ряде случаев компании предпочитают закреплять карты за водителями или даже за подразделениями. Это характерно для организаций, где сотрудники работают сразу на нескольких автомобилях или техника не имеет жесткой закрепленности.
Такая схема действительно дает больше гибкости: водителю не нужно носить с собой несколько карт, а диспетчер получает полную картину расходов топлива именно по водителю. Но у этой модели есть и слабые стороны. Основная из них — риск некорректного учета топлива. Когда заправка проходит по карте водителя, бухгалтерии приходится дополнительно выяснять, на какой автомобиль списывать эти литры. Если же учет ведется поверхностно, то ошибки в отчетах становятся практически неизбежными, что создает проблемы и при внутреннем контроле, и при налоговых проверках.
Стоит ли использовать топливную карту под несколько авто?
Отдельно стоит сказать про использование одной карты сразу для нескольких автомобилей. Формально закон этого не запрещает, и некоторые компании идут по этому пути, чтобы упростить жизнь водителям. Но практика показывает, что такая схема быстро оборачивается проблемами.
Появляются расхождения в отчетах, нарушается прозрачность учета, а иногда теряются и льготы от поставщика топлива: большинство сетей АЗС устанавливают правила, ограничивающие подобные «общие» карты. Причина проста — при множественном использовании становится сложно контролировать целевое списание, и риски для всех участников процесса резко возрастают.
Современные мультикарточные программы позволяют избежать этого компромисса. Каждому автомобилю или водителю можно выдать собственную карту, но управлять ими централизованно через единый электронный кабинет.
В такой системе компания получает и строгий учет по каждому ТС, и возможность оперативно корректировать лимиты, и автоматическую отчетность для бухгалтерии. При этом гибкость не теряется: при необходимости карты легко перенастраиваются, блокируются или перераспределяются между сотрудниками.
Опыт топливного интегратора Эпикарт
Опыт показывает, что правильная организация учета топлива напрямую влияет на экономику автопарка. Даже кажущиеся мелочами ошибки в привязке карт превращаются в сотни литров «лишнего» топлива за год.
Поэтому грамотная настройка — это не вопрос удобства, а инструмент прямой экономии и защиты бизнеса. Именно поэтому в Эпикарт мы делаем ставку на продуманную систему управления картами: от гибкой настройки лимитов до круглосуточной поддержки менеджеров, которые помогают клиентам выстроить учет под реальные условия эксплуатации транспорта.